Die Idee bei Viva Connections ist es, das Unternehmens-Intranet dichter an die Mitarbeitenden zu bringen, um so relevante Informationen schneller und einfacher verfügbar zu machen.
Da Viva Connections keine neuen Funktionalitäten oder Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt, ist es aus Sicht der Mitbestimmung unkritisch
Topics analysiert die in M 365 abgelegten Dokumente und identifiziert dabei unter anderem wiederkehrende Begriffe (Schlagworte) sowie Mitarbeitende, die zu diesen Dokumenten beigetragen haben. Daraus werden Vorschläge generiert, was für das Unternehmen ein „Topic“ – also ein relevanter Begriff im Sinne von Projekt- oder Produktnamen oder ähnlichem sein könnte. Mitarbeitende, die zu diesen „Topics“ beigetragen haben, werden als mögliche Expert*innen vorgeschlagen. Diese maschinengenerierten Vorschläge werden von „Topics-Managern“ kuratiert und anschließend veröffentlicht.
Da Viva Topics diverse Aspekte der Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle tangiert ist es mitbestimmungspflichtig.
Viva Learning ist eine App für Teams. Lerninhalte aus unterschiedlichsten Quellen, vom unternehmenseigenen SharePoint bis zu Inhalten von Schulungsanbietern wie LinkedIn Learning, Skillsoft, Coursera, bis hin zu SAP SuccessFactors werden in der App als Kacheln angezeigt und durchsuchbar gemacht.
Benutzer*innen haben die Möglichkeit, Lerninhalte anderen zu empfehlen – und bei der Gelegenheit gleich ein Datum festzulegen, bis wann der „Empfehlung“ gefolgt werden sollte. Der Status der Empfehlungen kann nachverfolgt werden und man kann „Erinnerungen“ an die Empfehlung versenden.
Generell ist es ausgesprochen begrüßenswert, Lernen zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeit zu machen. Wenn im Unternehmen allerdings bislang keine Betriebsvereinbarung zum Thema Lernen / eLearning / Weiterbildung existiert, sollte dies vor Einführung von Viva Learning in Angriff genommen werden.
Insights soll Mitarbeitende und Unternehmen Informationen und Tools zur Verfügung stellen, die es ermöglichen, über die eigene Arbeitsweise, die des Teams, und die der gesamten Organisation zu reflektieren und daraus ggf. Verbesserungen oder Änderungen abzuleiten.
Da das ehemalige "Workplace Analytics" Bestandteil von Viva Insights ist, sollte der Einsatz auf jeden Fall per Betriebsvereinbarung geregelt werden
Viva Goals dient dem Performance-Management, oder auf Deutsch der Leistungskontrolle. Man definiert Ziele (bei Viva Goals als „Objectives and Key Results (OKRs)“ bezeichnet) und misst anschließend die Zielerreichung von Mitarbeiter und Teams.
Für den Einsatz ist in jedem Fall eine Betriebsvereinbarung angeraten.
Über Viva Sales könden Kundenmanagement-Systeme (CRM) wie Salesforce oder Dynamicy 365 in die Microsoft Apps for Enterprise integriert werden.
Dadurch können Daten aus Outlook, Excel oder Teams direkt in ein CRM System übertragen werden, was manuelle Dateneingabe minimiert. Gleichzeitig stehen KI-Funktionen zur VErfügung, um Zusammenfassungen von Besprechungen oder E-Mails zu generieren.
Mit "Conversational Intelligence" kann unter anderem eine Stimmungsanalyse von Kundengesprächen durchgeführt werden.
Der Einsatz von Viva Sales sollte durch eine Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Mithilfe intelligenter Vorlagen, forschungsgestützter Fragen und Analysen soll Viva Pulse Führungskräften ermöglichen herauszufinden, was in ihren Teams gut funktioniert und in welche Bereichen es Verbesserungspotential gibt.
Je nach Art der gestellten Fragen können solche Umfragen einen Personalfragebogen darstellen, der nach § 94 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist.
Ähnlich wie Viva Pulse, aber gedacht für den unternehmensweiten Einsatz (z.B. durch HR). Hier werden intelligenter Vorlagen, forschungsgestützter Fragen und Analysen genutzt um herauszufinden, wie die Stimmung und das Engagement sämtlicher Mitarbeiter ist.
Die Umfrageergebnisse lassen sich mit Branchen-Benchmarks vergleichen und in Dashboards darstellen. Über Glint soll die Erreichung strategischer Ziele oder eines kulturellen Wandels messbar gemacht werden können.
Je nach Art der gestellten Fragen können solche Umfragen einen Personalfragebogen darstellen, der nach § 94 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist.
Generell ist Microsoft Viva zwar ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt zu Microsoft 365 - einen Teil der Funktionalität stellt Microsoft aber auch kostenlos zur Verfügung (Viva Connections und eine abgespeckte Version von Viva Learning).
Mit Ausnahme von Viva Connections bedürfen alle Komponenten der Mitbestimmung.
Das "jüngste Kind" der Viva-Familie, Viva Goals, dürfte dabei die größte Herausforderung darstellen. Das liegt weniger an der Technik als daran, dass man zuallerst das Thema "Zielvereinbarungen" und deren Verhältnis zum BAG-Urteil vom 11. Dezember 2003, Az.: 2 AZR 667/02 (Der Dienstverpflichtete schuldet das „Wirken“, nicht das „Werk") im Unternehmen diskutieren muss.
Offizielle Microsoft Übersicht zu Viva
